3 PROBLEMAS DE ORGANIZAÇÃO NO ESCRITÓRIO E COMO SOLUCIONÁ-LOS

Escrito Por: Admin BNW Publicado em: Dicas Virtual Data de Criação: 29/05/2017 Acessos: 187 Comentários: 0

Trabalhar em um ambiente desorganizado é estar na contramão do sucesso. Listamos 3 problemas que podem atrapalhar bastante o rendimento de quem trabalha em um escritório, e como solucioná-los. CONFIRA!

Quem trabalha ou trabalhou em um escritório, sabe que é comum as coisas desandarem por de falta de atenção, cuidado e organização. Guardar determinados documentos e objetos, anotar e lembrar de dar recados, saber o horário da reunião e o prazo final para a entrega do relatório podem parecer tarefas simples, mas se esquecidas podem gerar um grande problema e até causar o temido prejuízo.

Se o escritório onde você trabalha está enfrentando algum desses problemas de organização que listamos abaixo, conheça as suas soluções:

 

1. MATERIAIS PERDIDOS E DESORGANIZADOS

A mesa de trabalho é um local onde a bagunça adora fazer a festa. A dica é: deixe nela apenas o que você usa com maior frequência. Assim, você evita que misteriosamente sumam e apareçam canetas, documentos e anotações na sua mesa.

Para evitar que além de suas coisas você também não se perca na bagunça, guarde lápis, canetas, clips, tesoura, régua e borracha em um porta lápis. Você pode ter até mais de um em sua mesa, caso seja necessário. Você pode improvisar um porta lápis com uma caneca, dando um ar mais divertido e inovador para a sua mesa.

Use também pastas para guardar os papéis utilizados diariamente, você evita que eles amassem, rasguem e se percam em meio ao intenso trabalho rotineiro. Vamos falar mais sobre os papéis no próximo item.

Se o seu móvel do escritório tem gavetas, organize-as cuidadosamente, separando por categorias e utilidade. Por exemplo: guarde nas primeiras gaveta os objetos utilizados com maior frequência e nas últimas os que são menos acessados.

 

2. PAPELADA

Reúna todos os papéis espalhados por sua mesa e pelo escritório e os organize por categorias (contratos, documentos, cartas, contas, faturas e recibos). Separe cada categoria por caixas e pastas, elas irão te ajudar a otimizar o armazenamento de sua papelada. Nas caixas, você deve guardar aqueles papéis que não estão sendo usados para o seu trabalho, e nas pastas o que é utilizado na sua rotina.

É muito importante identificar devidamente (com etiquetas ou canetas marcadoras) as caixas e pastas, para que elas possam ser facilmente localizadas e identificadas quando necessário. 

 


3. FALHA E FALTA DE COMUNICAÇÃO

A dificuldade de comunicação entre a equipe é uma grande pedra no caminho para o sucesso de uma empresa. Entre recados não dados e perda de prazos, está a desorganização das informações e tarefas.

Trabalhar em equipe nos sugere que o trabalho de uma pessoa deve estar em sintonia com o trabalho de outra, para que possam produzir resultados positivos e alcançar um objetivo. E a falta de sintonia pode ser notada de diversas formas, como: esquecer de repassar recados e informações importantes, má distribuição de tarefas e falta de planejamento.

Agenda, bloco de anotações, post-its e quadro de aviso são as melhores opções. Pode ser quadro branco, negro, de cortiça... o importante é que você coloque nele tudo aquilo que você não pode esquecer e deve acompanhar.

Você pode pendurar um quadro perto da sua mesa ou em um local que seja comum aos outros . Utilize-o para anotar ou pregar os lembretes, tarefas dos dias e as metas que devem ser alcançadas. No quadro, as informações são bem visíveis e estarão sempre acessíveis para que o desenvolvimento possa ser acompanhado e que cada um possa fazer a anotação que achar necessário. Já existem quadros específicos para escritório, de diversos tamanhos, cores e materiais, de acordo com cada necessidade.

 

Essas dicas irão melhorar o dia-a-dia do escritório e proporcionará bons resultados para a empresa. Você pode ir organizando pouco a pouco, separando 5 minutos quando chegar e 5 minutos antes de ir embora, conforme as suas condições e da empresa. Sem pressa. O importante é arregaçar as mangas e não desistir!

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